Sunday, 19 May 2019

3 Tipe Atasan Yang Bikin Kamu Jadi Sekretaris Berkualitas

Sekretaris merupakan salah satu orang terdekat Atasan karena mereka adalah orang yang sering berinteraksi secara langsung, terutama untuk diskusi terkait kendala pekerjaan.

Tugas seorang Sekretaris adalah membantu dan mengatur kegiatan dari atasan. Tugas-tugas seorang antara lain adalah menangani surat menyurat, mengatur jadwal atau urusan Atasan dengan pihak External maupun Internal Corporate, memberikan laporan terupdate terkait dengan berbagai informasi yang terkait dengan kinerja kantor, serta menjaga kerahasiaan kerjaan. 

Pengalaman saya menjadi seorang Sekretaris sekitar 3 Tahun dengan memiliki karakter atasan yang berbeda-beda membuat saya punya segudang pengalaman yang kadang kalau di ingat-ingat bisa membantuk saya seperti sekarang ini dalam dunia pekerjaan

1. Atasan Yang Sering Rapat

Literally seorang Atasan pasti melakukan rapat bersama dengan bawahannya untuk mendiskusikan progress dari pekerjaan yang mereka tangani, termasuk atasan saya ini. Kebetulan kami berada di Divisi Collection yang biasanya adalah menagih pembayaran atas jasa yang telah di gunakan sama klien / pelanggan. Namun tentunya sering terjadi kendala dengan tagihan ini. Mulai dari pencairan dana yang terlambat, ataupun koreksi tagihan berdasarkan pekerjaan. Sehingga harus sering dilaporkan sudah sejauh mana kami dalam menangani masalah ini.

Saya sebagai seorang Sekretaris sudah barang tentu akan menemani Atasan dalam rapat karena akan menjadi Notulen bahkan tak jarang saya harus membuat surat ke Pelanggan terkait dengan tagihan ini. Bahkan pernah saking seriusnya untuk membuat surat ke Pelanggan bisa sampai seharian karena menyangkut nominal yang di bayarkan.

Poin pentingnya adalah Dari sini saya belajar istilah-istilah dalam keuangan semisal, Adjusment dan lainnya. Dan tak lupa saya ingin memberitahukan bahwa saya bisa menulis surat yang baik dan pastinya harus memperhatikan titik, koma dan tanda baca lainnya. 

Tapi kalau sudah sampai seharian pasti ada jatah makan siang dan juga snack. Bahagianya kalau kerja ditemani cemilan gini, langsung segar bugar. hahahaha 😝

2. Atasan Yang Cepat Tanggap

Sudah menjadi tugas seorang Atasan juga untuk secepat meungkin menuntaskan suatu permasalahan, apalagi saat itu kantor saya itu adalah kantor Area yang membawahi bagian Indonesia Timur termasuk Denpasar. Jadi saat-saat seperti itu, saya pun di minta untuk sigap menyiapkan line  untuk teleconfrence dan ikut duduk manis mengikuti jalannya teleconfrence serta siap menjadi notulen. 

Jangan salah setelah menjadi notulen tidak begitu saja saya filling, tapi saya harus mencatat itu sebagai pekerjaan dari cabang dan akan meminta progres dari pekerjaannya sesuai dari deadline yang sudah di sepakati sebelumnya.

Ini merupakan tugas yang agak banyak karena dari masing-masing cabang akan saya email ke cabang dan serta sekretarisnya juga dan meminta mereka segera menindaklanjutinya, terlebih kalau progressnya dalam jangka panjang setidaknya seminggu sekali mereka harus mengupdate nya dan kembali ke saya dan harus saya olah data yang mereka berikan dan laporkan kembali ke atasan.

Bahkan pernah nih saya harus menghubungi salah satu Supervisor hanya untuk menanyakan sedang berada dimana dan akan dipanggil ke ruang atasan. Namun karena sudah mengetahui tabit dari atasan saya ini maka yang ada pertanyaan kayak gini "Cha, ada masalah apalagi ini sampai saya di hubungi?" dan saya hanya bisa menjawab sambil tertawa kalau mau rapat mengenai persiapan Rakor saja bukan lagi mau marah-marah. hahahaha

Poin pentingnya punya atasan seperti ini adalah membuat kamu selalu dituntut untuk juga gercep alias gerakan cepat dan belajar hal baru yang bernama To Do List. Ini merupakan hal-hal yang perlu di tindak lanjuti. Bikin merasa makin pintar deh, ini menurut saya lho 😊

3. Atasan yang Efisien

Berbeda dari atasan-atasan saya sebelumnya, kali ini Beliau mempunyai sifat yang efisien dalam hal baik kok. Gebrakan yang saya suka adalah Less Paper. Nah Beliau ini sudah dari sebelumnya booming gerakan ini sudah mengimplementasikan ke kami para bawahannya. Sehingga untuk disposisi suratpun menggunakan email saja saat itu dan hanya untuk surat ke External saja yang masih menggunakan kertas.  

Sehingga sekalipun saya saat cuti, ya iya saya akui saya sangat sering cuti saat itu tidak akan merasa ribet bila ada surat masuk ataupun keluar. Sungguh ku akui sangat suka bekerja dengan atasan seperti ini.

Dari ketiga tipe atasan kalian, yang mana hampir mirip?



1 comment:

  1. Atasan yang efisien itu penting, jadi tidak membuang waktu kerja sekretarisnya dengan yang kurang bermanfaat :D

    ReplyDelete